Logotyp Upphandling Södertörn

Vi upphandlar för Haninge och Nynäshamns kommuner
och Haninges fastighetsbolag Tornberget

Haninge kommun
Nynäshamn kommun

Frågor & Svar

Inför starten av e-handel och flytten av hela fakturaprocessen till Visma Proceedo finns det självklart många frågor och funderingar. Här svarar vi på de vanligaste förekommande frågorna, men om ni undar något annat så är ni välkomna att kontakta er inköpsamordnare eller projektet.


Vilka varor kommer att finnas i e-handeln när den startar?

Svar: Leverantörerna har prioriterats utifrån att vi köper av dem ofta eller för stora summor.

Följande leverantörer har vi ambitionen att ansluta i en första våg med avsikt att vara beställningsbara vid driftsättningen:

  • Martin och Servera AB (Livsmedel)
  • Arla Foods AB ( Livsmedel )
  • Centrala Partihallen AB (Livsmedel)
  • Chark-kvartetten AB (Livsmedel)
  • Feldts Fisk och Skaldjur aktiebolag AB (Livsmedel)
  • Matgard AB ( Livsmedel )
  • Staples (Kontorsmaterial, hobbymaterial, Kem-tekniska produkter)
  • Lekolar (Leksaker)
  • LäroMedia Bokhandel i Örebro (Läromedel)
  • Invite (Arbetskläder)

Kommer systemet fungera på mobilen eller surfplattan?

Svar: Nej. Systemet är endast tillgängligt via en PC eller Mac-dator då det kräver vissa webbläsare och Java för att fungera. Inloggningen kräver även att användaren är inne på kommunens nätverk, alltså på plats på jobbet eller inloggad via VPN-tunnel eller portal.

Hur gör man vid frånvaro, semester, föräldraledig, konferenser och kurser?

Svar: Det är varje användares ansvar att säkerställa att det finns en ersättare som efter överenskommelse ges delegering att utföra arbetsuppgifterna under frånvaron. Attestreglementet anger vem som får ersätta vem och hur detta ska dokumenteras.

Vid akut frånvaro/sjukskrivning kan alltid administratörerna hjälpa till att ge en delegering, men de kan inte ta över arbetsuppgifterna.

Vad händer med det nuvarnade fakturasystemet?

Svar: Det nuvarnade fakturasystemet i Haninge, Palette, kommer att stängas för inflöde av fakturor och därefter fasas ut under kontrollerade former för att kunna säkra all data som finns där. I Nynäshamn hanteras fakturorna idag i det nuvarnade ekonomisystemet, Xpand, och där kommer Visma Proceedo att vara ett försystem där fakturorna hanteras. Även Xpand kommer alltså att stängas för inflöde av fakturor.

Vad händer med de fakturor som finns i de "gamla" systemen när Visma Proceedo startar?

Svar: Vid starten stängs de gamla systemen för inflöde av fakturor och de riktas om och skickas in i Visma Proceedo. Alla fakturor som inkommit innan starten återfinns i det gamla systemet och måste hanteras fullt ut där. Inga fakturor kommer att migreras från de gamla till det nya systemet. I direkt anslutning till starten kommer alltså alla fakturagranskare och alla attestanter (chefer och budgetansvariga) att behöva hantera fakturor i två system.

Vem är min förvaltnings inköpssamordnare?

Svar: Se förteckningen nedan

Haninge

KOF - Ingrid Jannergren-Johansson ingrid.jannergren-johansson@haninge.se
KSF - Inger Andreassen Inger.Andreassen@haninge.se
SOF - Anneli Landerberg anneli.landerberg@haninge.se
SOF - Susanne Sandhage Susanne.Sandhage@haninge.se
SBF - Lena Kemi  lena.kemi@haninge.se
SBF - Linda Marend linda.marend@haninge.se
UBF - vakant Helen Nordmark t.f.
ÄOF - Eva Lundgren Eva.Lundgren@haninge.se
ÄOF - Marika Birgersson Marika.Birgersson@haninge.se

Nynäshamn

BUF - Gunilla Forsbom <gunilla.forsbom@nynashamn.se
KSF - Rebecca Skoglund rebecca.skoglund@nynashamn.se
MSF- Ylva Gustafsson ylva.gustafsson@nynashamn.se
SOF - vakant Camilla Dunström t.f

Vem är min inköpare som hjälper mig om jag behöver något i mitt arbete?

Svar: Din närmsta chef vet vilken inköpare du ska vända dig till.

Varför får bara vissa personer vara inköpare?

Svar: Det finns flera regler och lagar som styr hur en kommun ska förvalta medborgarnas pengar på bästa sätt. Inköparna utbildas i grunderna i offentliga inköp och har därför möjlighet att medverka till att vi gör smartare inköp vilket i slutänden kommer att leda till minskade kostnader för inköp.

Här hittar du mer information om inköpsorganisationens roller

Hur går utbildningen till?

Svar: Alla användare, inköpare, fakturagranskare och attestanter, går en gemensam grundutbildning för att alla ska förstå regleverken, organisationen och processen. Därefter utför de en individuell e-learning, filmer och kunskapstester, vid datorn på sin ordinarie arbetsplats. Efter avslutad utbildning får de behörighet till systemet.

Här kan du läsa med om hur utbildningen går till.

Var vänder jag mig om jag behöver hjälp eller support?

Svar: Inköpsstödet kommer att ha en telefonlinje öppen som i samband med start  har högsta möjliga bemaning. Det kommer även att finnas möjlighet att få praktisk hjälp i öppna verkstäder. Mer detaljer kommer när det närmar sig.

Vad är skillnaden på e-handel och det sätt vi handlar på idag?

Svar: E-handeln är elektronisk kommunikation i så lång utsträckning som möjligt, attesten görs på beställningen inte fakturan och möjliggör automatmatchning av fakturan.

Idag beställer vi via telefon, besöker en butik eller skickar ett mail med en beställning. De resulterar i en faktura som oftast inte granskas av den person som gjorde beställningen vilket innebär att fakturagranskaren måste ta reda på vem som gjort beställnngen och om varan verkligen har levererats. Attestanten (chef eller budgetansvarig) kan alltså vara tvungen att betala faktura på varor som hen kanske egentligen inte ansåg behövdes.

I e-handeln finns varorna kopplade till ett system. I samband med att en beställning görs måste kontnaden även konteras och attesteras av chef eller budgetansvarig innan den blir en order som går till leverantören. Chefen kan alltså i förväg godkänna eller neka en beställning och får därmed större kontroll på sin ekonomi. När fakturna sedan kommer så automatmatchas den mot informationen i systemet. Om allt stämmer så går den direkt till betalning utan ytterligare hantering.

Här hittar du ett bildflöde som beskriver hur e-handeln går till

Om chefen måste attestera beställningen kommer det att ta längre tid att få hem varorna?

Svar: Med planering och framförhållning kommer det inte att bli några problem. Arbetssättet kommer att behöva anpassas och chefen måste regelbundet hantera beställningarna från inköparna.

Köken som beställer livsmedel har en mycket komplex situation och deras beställningrutiner har därför anpassats till deras specifika behov.

Kommer informationen i Hypergene att förändras?

Svar: Fakturabilden kommer att vara tillgänglig från Hypergene.



Tipsa någon om den här sidan:

Senast uppdaterad