Vi upphandlar för Haninge och Nynäshamns kommuner
och Haninges fastighetsbolag Tornberget

Haninge kommun
Nynäshamn kommun

Arkiv


Att upphandla IT: Haninges nya avtal går från stort – till mindre delar

Magnus Strömberg, operativ IT-chef på Haninge kommun. Bild: Mats Liljerehn.

Kommunen har nyligen upphandlat ett basutbud kring IT- och telefonitjänster. Det är stora summor och stora värden på spel och det gäller att tänka rätt. Kommunens IT-organisation, Upphandling Södertörn och managementkonsulten Knowit har samarbetat tätt och tänkt nytt.

Tieto har under åtta år varit kommunens totalleverantör av IT-tjänster. I stora delar har det fungerat bra. Men samtidigt är det så, att man får det resultat som man beställer och kan hantera.

- Det är bara att erkänna: för åtta år sedan vi var inte mogna att ratta runt ett så stort avtal, säger Magnus Strömberg, operativ IT-chef på Digital Utveckling på Haninge kommun. Vi behövde en omstart. Så uppdraget som vi formulerade innehöll flera delar: rusta vår IT-organisation, hjälp oss med upphandlingen, sätt organisationen på plats, förbered kommunen.

Här behövdes flera spelare. Tidigt i processen plockades managementföretaget Knowit in som bollplank och processledare, där kommunens IT-organisation definierade kraven. Arbetet påbörjades hösten 2015. Drygt två år senare kom resultatet: en ny IT-plattform, men även att leveransen nu fördelades på flera – och dessutom i avtal som inte löper parallellt.

De första stegen mot avtal

Arbetet började alltså 2015 med förankring och kravinsamling. När detta var klart så var det dags att starta förberedelserna för upphandlingen. Första steget var att tillsammans med kommunens upphandlingsorganisation Upphandling Södertörn och Knowit påbörja arbetet att skapa ett förfrågningsunderlag.

Den initiala strategin var att upphandla inom sex olika IT-områden. Men tidigt så stod det klart att det behövdes hjälp från möjliga leverantörer för att kunna formulera vad som egentligen skulle upphandlas.
- Vi träffade en lång rad leverantörer, jag tror det var ett femtontal, säger Magnus Strömberg. I mötena berättade vi om vår strategi och vi fick med oss många synpunkter och reaktioner, fortsätter han. Det var en intensiv men mycket givande period.

Det hela slutade med att de ursprungliga planerna på sex områden skrotades - det blev istället en lösning med fyra.

”Vad ska vi upphandla?”

Det är inte helt enkelt att bryta isär ett stort IT-avtal till hanterbara delar för olika leverantörer att ansvara för, säger Magnus Strömberg. Det är lite som ett trassligt garnnystan där allt verkar sitta ihop!

- Det dyker ju upp väldigt mycket frågor under en sån här process, säger Magnus Strömberg. Hur ska vi formulera annonstexten? Hur tolkar vi anbuden? Hur gör vi jämförelserna? Hur gör vi för att få rätt konkurrens? Hur ska man sätta poäng? Hur ska vi agera?

David Pyring, upphandlare med inriktning IT. Bild: Fredrik Hjerling.

Här fick IT-organisationen handfast hjälp från ansvarig upphandlare David Pyring på Upphandling Södertörn, som kom in i arbetet på ett tidigt stadium – långt innan annonserna kom ut.

- Att upphandlingsorganisationen kommer in tidigt i processen är en förutsättning för att beställaren ska få bra anbud, säger David Pyring. Vi hjälper till med det strategiska arbetet kring formulering av kraven och vi ser till att ställa de frågor som måste ställas så tidigt som möjligt i arbetet.


Förhandlat förfarande – nyckeln till framgång för Servicedesk

När det gäller upphandlingen av Servicedesk valde kommunens IT-organisation att använda ett så kallat förhandlat förfarande. Kort innebär det att upphandlingen annonseras och sedan sker ett intensivt arbete tillsammans med de intresserade anbudsgivarna.

- Det var fantastiskt bra. Vi kunde i dialog med leverantörerna definiera vad vi ville ha under resans gång, berättar Magnus Strömberg. För det här är komplext! I det här arbetet hade vi ovärderlig hjälp av Upphandling Södertörn och Knowit.

Managementbolaget Knowit har specialiserat sig på processtöd och under upphandlingen agerade de bollplank för kommunen. Upphandling Södertörn och Knowit skapade tillsammans förfrågningsunderlaget och var med på förhandlingarna.

- Det dyker ju upp väldigt mycket frågor under en sån här process, förklarar ansvarig upphandlare David Pyring. Det är viktigt att göra rätt från början: att formulera annonstexten, skapa riktlinjer för hur vi ska läsa och tolka anbuden. Mig veterligen är det ingen offentlig organisation som gjort en upphandling på detta sätt, utvecklar David, där en kommun har valt en ”hybrid-lösning” på en servicedesk. Det är ett spännande upplägg där en leverantör går in och är både leverantör men också operativt ansvarig i den dagliga driften.

Att gå i mål – i tid och på budget

Det var många olika upphandlingar och förfaranden som löpte parallellt. Tidvis var trycket hårt, men till slut, i mars 2018, var samtliga avtal på plats och påskrivna.

- Det var en speciell dag när vi kunde hålla alla de påskrivna avtalen i vår hand, minns David Pyring. Ett långsiktigt och målinriktat arbete gav resultat: bra avtal till rätt pris.

- De leverantörer som varit med i processen sa spontant att detta var en av de bästa upphandlingarna som de varit med om, utropar Magnus Strömberg. Leverantörerna har framförallt lyft fram att processen varit transparent och att alla fått samma möjligheter att sätta sig in i verksamheten. Bättre betyg kan vi inte få!

 

Läs mer

Nya IT-avtal för Haninge kommun (artikel på Upphandling Södertörns webbplats)

Fakta
Avtalen som tecknats för Haninge kommun är fördelade så här:

  • Användarnära tjänster – klienter (datorer, skärmar, skrivare, AV-utrustning), IT-tillbehör, konsulttjänster – Tieto Sweden AB
  • Teknisk plattform – server, lagring, databas och integrationstjänster – Tieto Sweden AB
  • Servicedesk – IT-support samt telesupport – Ductus Consulting AB i samarbete med Haninge kommun
  • LAN, WAN och Telefoni – nätverk och telefonitjänster – Cygate och Telia Sverige AB

Upphandling Södertörn är den gemensamma upphandlingsorganisationen för Haninge och Nynäshamns kommuner, samt för Haninges fastighetsbolag Tornberget.
Webbplats: www.upphandlingsodertorn.se
LinkedIn: www.linkedin.com/company/upphandlingsodertorn

Knowit är ett konsultbolag som erbjuder digitala och gränsöverskridande lösningar från tre affärsområden: Experience, Insight och Solutions. Knowit är verksamt i Sverige, Norge, Danmark, Finland, och Tyskland. Webbplats: www.knowit.se

Data Ductus är ett IT-konsultbolag med inriktning på telekom, enterprise IoT och cloud management. Verksamhet finns i Sverige, USA och Singapore.
Webbplats: www.dataductus.se

Cygate erbjuder lokalproducerade och skräddarsydda IT-tjänster. Cygate är en del av Telia och har verksamhet över hela Sverige.
Webbplats: www.cygate.se

Ansvarig upphandlare:

David Pyring
Upphandlare
Affärsområde IT

Klicka för att skicka e-post David Pyring, e-postadress
Klicka för att ringa David Pyring, telefon 08-6068524

Ansvarar för upphandlingar inom IT-området.

Tipsa någon om den här sidan:

Senast uppdaterad

Upphandling Södertörn

Vi ansvarar för all upphandling i Haninge & Nynäshamn kommun

Besöksadress:

Rudsjöterassen 2
136 81 Haninge

Om Södertörns Upphandlingsnämnd

Kontakt:

upphandling@haninge.se
08-606 92 05

Besöksadress:

Rudsjöterassen 2
136 81 Haninge

Om Södertörns Upphandlingsnämnd