Vi upphandlar för Haninge och Nynäshamns kommuner
och Haninges fastighetsbolag Tornberget

Haninge kommun
Nynäshamn kommun

Arkiv


Bevara för framtiden: e-arkiv ska säkra informationen

Mikaela Fernqvist, kommunarkivarie på Haninge kommun

Upphandling Södertörn genomför just nu en upphandling av e-arkiv för de fem södertörnskommunerna Haninge, Nynäshamn, Botkyrka, Huddinge och Tyresö. E-arkiven ska säkra att informationen bevaras utan att det behöver skrivas ut på papper.

Kommunerna har en skyldighet enligt offentlighetsprincipen att bevara sina allmänna handlingar för framtiden. Fram tills nu har detta inte varit något större problem. I arkiven finns mängder med pappershandlingar bevarade.

- Men i takt med att allt större del av vår verksamhet övergår till att bli digital blir utmaningarna desto fler, säger Mikaela Fernqvist, kommunarkivarie på Haninge kommun. Mikaela Fernqvist beskriver den fråga som ställts: Hur ska vi säkerställa att den information som skapas är åtkomlig och användbar i ett längre perspektiv när vi övergår från bläck på papper till binära ettor och nollor i digitala verksamhetssystem?

För att möta kraven och klara av att långtidsbevara digital information krävs införande av datasystem för elektronisk arkivering, e-arkiv, i kommunerna.

- De fem södertörnskommunerna Haninge, Huddinge, Tyresö, Botkyrka och Nynäshamn har beslutat att tillsammans upphandla ett system för e-arkivering, säger Jon Nyqvist, ansvarig upphandlare på Upphandling Södertörn. Målet med upphandlingen är att efterleva offentlighetsprincipen och för att möta kommunernas behov av digital arkivering i ett längre perspektiv.

- I e-arkivet är de allmänna handlingarna frikopplade de system i vilka de skapats, förklarar kommunarkivarie Mikaela Fernqvist. Till exempel använder vi idag Office-paketet för att skapa och läsa filer i Word-format. Men vad händer i framtiden? Finns Word-formatet kvar? Det kan vi ju inte veta. E-arkivet bygger på fristående standard som gör att vi framtidssäkrar informationen.

Bakgrund
I verksamhetssystemen finns stora mängder information som måste tas omhand. Idag läggs mycket arbetstid på att skriva ut handlingar på papper inför arkivering alternativt lagras de i systemen vilka inte har funktionalitet för långtidsbevarande. Varken utskrifter på papper eller att lagra information i verksamhetssystemen är hållbara lösningar över tid.

E-arkivets funktioner säkrar handlingarna från informationsförluster genom standardiserade inleveranser, validering samt kontinuerliga kontroller och tester.

Om ADA-projektet
Arbetet sker inom ramen för ADA-projektet. ADA står för Allmänna handlingar i digitalt arkiv och är ett samarbete mellan Haninge, Huddinge, Tyresö, Botkyrka och Nynäshamns kommuner som startade 2016. Projektet har givit många positiva effekter i form av samordningsvinster och kunskapsutbyten mellan kommunerna. ADA-projektet följer en lång tradition av samverkan mellan kommunerna på Södertörn.

Ansvarig upphandlare:

Jon Nyqvist
Upphandlare
Affärsområde Ekonomi, Finans och Juridik

Klicka för att skicka e-post Jon Nyqvist, e-postadress
Klicka för att ringa Förnamn Efternamn, telefon 08-606 55 56

Jon sysslar med frågor och upphandlingar inom områdena Ekonomi, Finans och Juridik.

Tipsa någon om den här sidan:

Senast uppdaterad

Upphandling Södertörn

Vi ansvarar för all upphandling i Haninge & Nynäshamn kommun

Besöksadress:

Rudsjöterassen 2
136 81 Haninge

Om Södertörns Upphandlingsnämnd

Kontakt:

upphandling@haninge.se
08-606 92 05

Besöksadress:

Rudsjöterassen 2
136 81 Haninge

Om Södertörns Upphandlingsnämnd